How ADW Consulting Optimizes Procurement Functions to Support the Production Growth of a Renowned Petrochemical Company in Indonesia?

Perusahaan petrokimia ternama di Indonesia, yang selama 25 tahun fokus memproduksi resin Polipropilena (resin PP), hendak membangun sebuah pabrik baru untuk meningkatkan kapasitas produksinya hingga 10 kali lipat. Proyek ini merupakan inisiatif strategis dengan nilai investasi yang signifikan dan tingkat risiko yang tinggi bagi perusahaan. Karena proyek ini merupakan pengalaman baru, diperlukan proses dan prosedur khusus dalam pelaksanaan pengadaannya, guna memastikan efektivitas biaya, kualitas kontraktor pelaksana, serta aspek pendukung lainnya. Selama ini, fungsi pengadaan pada perusahaan tersebut tidak dianggap sebagai kegiatan yang dapat menambah nilai (value-added), namun hanya sebagai kegiatan pembelian untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa perusahaan. Dengan kapabilitas saat ini, bagaimana perusahaan dapat memaksimalkan fungsi pengadaan agar dapat optimal dalam mendukung inisiatif peningkatan produksi dan pembangunan pabrik baru?

KlienNama ProyekPeran Kami
Industri Petrokimia--

Tujuan/Sasaran Proyek

  1. Dalam 10 tahun kedepan, perusahaan menargetkan peningkatan produksi sebanyak 10 kali lipat melalui pembangunan pabrik baru. Oleh karena itu, dibutuhkan tata kelola pengadaan yang lebih baik.
  2. Kebutuhan manajemen perusahaan untuk memperbaharui tata kelola kebijakan terkait kegiatan pengadaan.
  3. Diperlukannya rencana aksi untuk memodernisasi fungsi pengadaan yang berkaitan pada strategi, operasional, organisasi, dan sistem informasi pengadaan.
  4. Diperlukannya penyempurnaan terhadap pedoman dan SOP pengadaan, tidak hanya untuk kebutuhan proyek namun juga untuk mendukung efektivitas implementasi kebijakan pengadaan pada perusahaan tersebut.
  5. Dibutuhkannya penyesuaian kebijakan dengan kebutuhan perusahaan.

Strategi Proyek

  1. Penyusunan Proposal atau PO/Kontrak yang Jelas
    Kami memastikan bahwa lingkup pekerjaan yang tercantum dalam proposal atau PO/Kontrak dituangkan secara jelas dan terperinci. Hal ini membantu mencegah kesalahpahaman dan memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang tugas dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan.
  2. Dokumen Pelaksanaan Proyek (Project Execution Plan) yang Transparan
    Kami menyusun dokumen pelaksanaan proyek (PEP) dengan cermat. Dokumen ini mencakup metodologi pelaksanaan pekerjaan, termasuk strategi pendampingan, mentoring, serta penyusunan atau penyempurnaan kebijakan yang akan dilakukan. Jadwal dan ruang lingkup pekerjaan juga dikomunikasikan dan disepakati bersama klien.
  3. Identifikasi dan Penanganan Risiko yang Baik
    Kami memastikan risiko proyek teridentifikasi dengan baik. Kami mengembangkan rencana penanganan risiko yang efektif untuk mengurangi potensi dampak negatif pada proyek. Dengan demikian, kami dapat mengelola risiko dengan lebih baik dan menjaga kelancaran pelaksanaan proyek.
  4. Pemetaan Organisasi Proyek dan Rencana Komunikasi yang Komprehensif
    Kami melakukan pemetaan organisasi proyek secara efektif, baik untuk organisasi internal maupun klien. Hal ini membantu memastikan struktur tim yang jelas dan saling pemahaman yang baik antara semua pihak terkait. Kami juga menyusun rencana komunikasi yang komprehensif, sehingga semua informasi terkait proyek dapat disampaikan secara efektif dan tepat waktu.
  5. Strategi Komunikasi dan Kolaborasi dengan Tim
    Kami menerapkan strategi komunikasi yang efektif dan kolaboratif dengan tim yang terlibat dalam proyek. Kami berupaya untuk memastikan bahwa setiap anggota tim dapat berkontribusi secara positif terhadap pekerjaan dan saling mendukung dalam mencapai tujuan proyek.
  6. Pendekatan Kolaboratif dengan Klien
    Kami mengadopsi pendekatan kolaboratif dengan klien, di mana kami tidak hanya memperlakukan klien sebagai pemberi pekerjaan, tetapi juga sebagai mitra dalam proyek. Kami berusaha membangun hubungan yang lebih informal untuk mencapai kerjasama yang lebih baik.

Pelajaran yang Dapat Diambil

  1. Pentingnya membangun kepercayaan dengan klien sejak awal untuk menutupi isu-isu kecil yang mungkin akan muncul selama implementasi proyek.
  2. Strategi implementasi proyek yang efektif dari tahap awal hingga uji coba pelaksanaannya. Strategi merupakan faktor kunci dalam setiap pelaksanaan proyek. Jika ragu dengan strategi yang digunakan,  kami akan mendiskusikannya bersama dengan atasan.
  3. Strategi implementasi proyek yang efisien, dari awal hingga proses implementasi pelaksanaan proyek. Apabila terdapat keraguan dengan strategi yang digunakan, didiskusikan dengan atasan.
  4. Pengelolaan tim dan waktu yang baik. Sinergi dalam tim sangat penting untuk memastikan kelancaran dalam mencapai target kinerja proyek
  5. Membangun kolaborasi yang baik dengan klien. Pastikan semua deliverable telah didiskusikan dan disetujui bersama dengan klien. Kolaborasi tidak selalu harus dilakukan secara formal, diskusi dapat disertai dengan keakraban untuk mempererat hubungan dengan klien.
keysuccess

Faktor Kunci Kesuksesan

  • Pengelolaan isu dan risiko dalam proyek dimulai sejak penyusunan PEP (Project Execution Plan). Risiko-risiko yang mungkin terjadi diidentifikasi dan rencana penanganannya dibuat. Dengan demikian, pada awalnya sudah terdapat gambaran mengenai penanganan risiko dan tindakan yang akan dilakukan. Selain itu, selama proyek berjalan, risiko atau isu yang muncul selalu diidentifikasi dan dilaporkan dalam setiap laporan kemajuan kepada klien.
  • Dalam menghadapi permasalahan selama mengerjakan proyek ini, kami melakukan penanganan dengan metode yang bervariasi, tergantung pada skala masalah yang dihadapi. Jika diklasifikasikan, ada isu yang dapat diselesaikan secara individu, melibatkan tim, atau harus diangkat ke tingkat manajemen. Penyelesaian secara individu berlaku untuk masalah proyek yang berkaitan dengan persoalan teknis pekerjaan dengan skala rendah. Penyelesaian secara tim digunakan jika masalah yang dihadapi memerlukan pertimbangan, masukan, atau peran dari anggota tim lainnya. Sementara itu, isu-isu yang perlu diangkat ke tingkat manajemen adalah isu-isu yang tidak dapat diputuskan oleh PM (Project Manager) atau tim, seperti tambahan scope of work atas permintaan klien, perpanjangan waktu pekerjaan, perubahan pesanan, dan lain sebagainya.
  • Memastikan bahwa setiap output yang dihasilkan harus terjamin kualitasnya, selain itu juga harus dikaitkan dengan objektif dan kebutuhan dari klien.

adw also a provider of CIVD (Centralized Integrated Vendor Database) platforms and operations which are shared by SKK MIGAS, 30+ K3S with 20,000+ domestic and foreign vendors.

Contact Us

Your trustworthy partner in business.
A provider of integrated solutions for digital transformation, especially in the area of ​​procurement and supply chain management.

Certified and Registered

iso9001

Reach Us

District 8 – Treasury Tower. SCBD Lot 28,11th floor, Unit 11-K, Jl. Jend Sudirman Kav 52 – 53, Jakarta 12190, INDONESIA

08129402205

katri@adw.co.id

© 2021 – ADW Consulting | All Rights Reserved

Facebook-f Linkedin-in Youtube Twitter