Satu Komoditas dalam Beberapa Purchase Requisition (PR), Bagaimana Cara Mengelolanya?

Dalam proses pengadaan, kebutuhan dapat diajukan oleh divisi yang berbeda dalam satu organisasi. Karena setiap divisi memiliki kebutuhan dan PIC masing-masing, pengajuan pun dapat dibuat melalui Purchase Requisition (PR) yang berbeda.

Kondisi ini dapat terjadi ketika beberapa Purchase Requisition yang dibuat secara terpisah ternyata memiliki komoditas yang sama.

Setelah Purchase Requisition disetujui dan masuk ke tahap pelaksanaan pengadaan, tim perlu mengelola setiap permintaan tersebut. Jika masing-masing PR langsung diproses sendiri-sendiri, kebutuhan dengan komoditas yang sama dapat berujung pada proses pengadaan yang berbeda.

Artinya, tim pelaksana perlu menangani beberapa proses untuk kebutuhan yang sebenarnya serupa. Semakin banyak Purchase Requisition yang masuk, semakin besar pula pekerjaan yang perlu dikelola.

Lalu, apakah beberapa Purchase Requisition dengan komoditas yang sama memang harus selalu diproses secara terpisah?

Ketika Komoditas yang Sama Muncul dalam Beberapa Purchase Requisition

Dalam kondisi seperti ini, tantangannya bukan lagi sekadar bagaimana mengelola  Purchase Requisition, tetapi bagaimana mengelola kebutuhan yang sama tanpa membuat proses pengadaan menjadi semakin panjang.

Ketika setiap Purchase Requisition diproses melalui alur yang berbeda, tim perlu melakukan pekerjaan yang sama berulang kali. Hal ini dapat membuat pengelolaan kebutuhan menjadi kurang efisien, terutama ketika jumlah Purchase Requisition yang masuk semakin banyak.

Karena itu, ketika kebutuhan yang sama muncul dalam beberapa Purchase Requisition, penting untuk melihat apakah seluruh pengajuan tersebut dapat dikelola dalam satu proses yang lebih terkoordinasi.

Apa yang Dibutuhkan agar Prosesnya Lebih Praktis?

Yang dibutuhkan adalah cara untuk menggabungkan Purchase Requisition dengan komoditas yang sama ke dalam satu proses pengadaan. Dengan begitu, setiap pengajuan tetap tercatat melalui Purchase Requisition masing-masing, sementara kebutuhan yang serupa dapat diproses secara bersama.

Cara ini dapat membantu tim pelaksana mengurangi pekerjaan yang berulang sekaligus membuat pengelolaan kebutuhan menjadi lebih terorganisir.

Menggabungkan Beberapa Purchase Requisition dalam Satu Proses Bersama iProc

Untuk kebutuhan tersebut, iProc menyediakan fitur Joined Purchase Requisition (PR).

Melalui fitur ini, beberapa PR dengan komoditas yang sama dapat muncul dalam Daftar Join Purchase Requisition (PR) setelah Purchase Requisition disetujui dan masuk ke tahap pelaksanaan. Tim pelaksana kemudian dapat memilih beberapa Purchase Requisition untuk digabungkan, termasuk lebih dari dua Purchase Requisition sekaligus.

Setelah digabungkan, Purchase Requisition tersebut dapat diproses menjadi satu pengadaan dan satu Request for Quotation (RFQ). Dengan begitu, beberapa kebutuhan yang sebelumnya diajukan melalui Purchase Requisition berbeda dapat diproses secara bersama tanpa harus menjalankan proses pengadaan secara terpisah untuk masing-masing Purchase Requisition.

Yuk, eksplor lebih lanjut berbagai fitur iProc yang dapat membantu membuat proses pengadaan lebih praktis dan terorganisir.

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi https://iproc.id/ atau hubungi:

Email: marketing@adw.co.id

Whatsapp: +62 813-1587-0596 (Rani)