Biaya Pengadaan Terus Membengkak? Saatnya Selaraskan Strategi Pengadaan dengan Rantai Pasok
Keputusan pengadaan tidak berhenti ketika pemasok terpilih dan kontrak ditandatangani. Perusahaan tetap perlu memastikan barang tiba tepat waktu, kualitas terpenuhi, persediaan tersedia, dan operasional berjalan tanpa gangguan.
Pemasok dengan harga terendah belum tentu menjadi pilihan paling efisien apabila waktu pengiriman panjang, kapasitas terbatas, atau perusahaan harus menanggung biaya tambahan untuk menjaga ketersediaan barang.
Karena itu, perusahaan perlu mengintegrasikan Strategic Sourcing dengan Supply Chain Management (SCM). Kolaborasi ini membantu perusahaan mempertimbangkan biaya, kinerja pemasok, dan risiko operasional secara menyeluruh, bukan hanya harga pembelian.
1. Menilai Pemasok Berdasarkan Total Cost of Ownership
Harga penawaran sering menjadi dasar perbandingan pemasok. Namun, keputusan yang hanya berfokus pada harga satuan dapat mengabaikan biaya lain yang muncul selama proses pemenuhan kebutuhan perusahaan.
Pendekatan Total Cost of Ownership (TCO) membantu perusahaan menilai keseluruhan biaya yang berkaitan dengan keputusan pengadaan, meliputi:
- Biaya pembelian: Harga barang, diskon, dan ketentuan pembayaran.
- Biaya logistik: Transportasi, penanganan, dan pengiriman darurat.
- Biaya persediaan: Penyimpanan, modal kerja, dan risiko kelebihan stok.
- Biaya kualitas: Barang cacat, pengerjaan ulang, dan pengembalian barang.
- Biaya gangguan: Penghentian operasional, keterlambatan produksi, dan pemulihan pasokan.
Sebagai contoh, pemasok A menawarkan harga lebih rendah, tetapi memiliki waktu pengiriman yang panjang dan tidak konsisten. Sementara itu, pemasok B menawarkan harga sedikit lebih tinggi dengan pengiriman yang lebih cepat dan andal.
Jika pemasok B membantu perusahaan mengurangi persediaan pengaman dan menghindari pengiriman darurat, total biaya menggunakan pemasok tersebut bisa lebih rendah.
Oleh karena itu, evaluasi pemasok perlu mempertimbangkan TCO dan tingkat layanan, bukan hanya harga pembelian.
2. Libatkan Supply Chain Sejak Perencanaan Pengadaan
Tim pengadaan dan SCM memiliki tanggung jawab yang saling berkaitan. Pengadaan berfokus pada pemilihan pemasok, negosiasi, dan ketentuan kontrak, sedangkan SCM memastikan material tersedia sesuai kebutuhan operasional.
Tanpa koordinasi sejak awal, keputusan yang menguntungkan dari sisi pengadaan dapat menimbulkan masalah operasional. Misalnya, pembelian dalam jumlah besar demi memperoleh diskon dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan modal kerja.
Untuk mengantisipasi hal tersebut, tim SCM perlu dilibatkan dalam evaluasi:
- Kapasitas pemasok untuk memenuhi kebutuhan normal maupun lonjakan permintaan.
- Keandalan waktu pengiriman dan variasi waktu tunggu.
- Kesesuaian jumlah pemesanan minimum dengan kebutuhan perusahaan.
- Dampak ketentuan pembelian terhadap persediaan dan kelancaran produksi.
Dengan menggabungkan informasi komersial dan operasional, perusahaan dapat menyesuaikan volume pembelian, jadwal pengiriman, dan ketentuan kontrak sebelum keputusan ditetapkan.
3. Kelola Risiko Pemasok Secara Proaktif
Harga dan kualitas yang baik tidak selalu menjamin kelancaran pasokan. Gangguan transportasi, keterbatasan kapasitas, masalah kualitas, dan ketergantungan pada satu pemasok dapat memengaruhi operasional perusahaan.
Karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi pemasok berdasarkan tingkat kepentingan dan potensi dampaknya terhadap bisnis.
Untuk material kritis, perusahaan dapat mempertimbangkan pemasok alternatif agar gangguan pada satu sumber tidak langsung menghentikan produksi. Namun, penambahan pemasok tetap perlu mempertimbangkan biaya, kompleksitas pengelolaan, dan kebutuhan kualitas.
Tujuannya bukan menghilangkan seluruh risiko, melainkan memastikan perusahaan memiliki langkah mitigasi yang sesuai dengan tingkat risiko dan kebutuhan operasional.
4. Gunakan Data dan KPI Bersama
Kolaborasi antara pengadaan dan SCM akan lebih efektif ketika kedua tim menggunakan data yang konsisten untuk mengevaluasi pemasok.
Perusahaan dapat menyelaraskan indikator kinerja berikut:
- Total Cost of Ownership: Total biaya pengadaan dan pemenuhan kebutuhan.
- On-Time Delivery: Persentase pengiriman yang tiba sesuai jadwal.
- Lead Time: Waktu sejak pemesanan hingga barang diterima.
- Quality Performance: Tingkat cacat dan ketidaksesuaian barang.
- Inventory Performance: Tingkat persediaan dan risiko kelebihan stok.
- Supplier Risk Exposure: Tingkat ketergantungan pada pemasok dan potensi gangguan.
Indikator tersebut perlu disesuaikan dengan karakteristik kategori pengadaan. Perusahaan juga perlu menetapkan sumber data, frekuensi pemantauan, penanggung jawab, dan tindakan korektif jika target tidak tercapai.
Dengan pendekatan ini, evaluasi pemasok tidak hanya mengukur keberhasilan negosiasi, tetapi juga dampak keputusan pengadaan terhadap biaya dan kelancaran operasional.
5. Studi Kasus Ilustratif: Mengurangi Biaya Tanpa Mengganggu Produksi
Sebuah perusahaan manufaktur membeli komponen utama dari satu pemasok dengan harga kompetitif. Tim pengadaan ingin memperpanjang kontrak karena pemasok tersebut memenuhi target penghematan.
Namun, tim SCM menemukan bahwa pengiriman semakin tidak konsisten. Perusahaan pun harus menambah persediaan pengaman dan sesekali menggunakan pengiriman ekspres untuk mencegah keterlambatan produksi.
Setelah mengevaluasi data bersama, kedua tim mengidentifikasi beberapa langkah perbaikan:
- Menegosiasikan jadwal dan frekuensi pengiriman dengan pemasok utama.
- Menyesuaikan persediaan pengaman berdasarkan pola permintaan dan risiko.
- Mengkualifikasi pemasok alternatif untuk kebutuhan kritis.
- Mengevaluasi pemasok berdasarkan TCO dan kinerja pengiriman.
Pendekatan ini memungkinkan perusahaan menyeimbangkan efisiensi biaya dengan keandalan pasokan, tanpa sekadar mengganti pemasok atau memilih harga yang lebih murah.
Catatan: Skenario ini merupakan ilustrasi hipotesis, bukan studi kasus perusahaan tertentu.
Kesimpulan
Keberhasilan pengadaan tidak hanya ditentukan oleh harga yang kompetitif, tetapi juga oleh kemampuan perusahaan menjaga ketersediaan barang, mengendalikan biaya total, dan mengantisipasi gangguan pasokan.
Menyelaraskan strategi pengadaan dengan manajemen rantai pasok membutuhkan lebih dari sekadar inisiatif penghematan biaya. Perusahaan memerlukan pendekatan yang terintegrasi untuk mengoptimalkan biaya, meningkatkan kinerja pemasok, dan mengelola risiko di seluruh proses pengadaan.
Melalui layanan Procurement Consulting, adw consulting membantu perusahaan mengevaluasi proses pengadaan, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan merancang strategi transformasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Untuk mengeksplorasi peluang peningkatan kinerja pengadaan di perusahaan Anda, diskusikan kebutuhan Anda bersama tim kami.
Hubungi:
Whatsapp: +62 813‑1587‑0596 (Rani)
Email: marketing@adw.co.id