Mengapa Penyusunan HPS Menjadi Tahapan Penting dalam Pengadaan?
Dalam proses pengadaan, pemilihan vendor sering kali menjadi fokus utama perhatian. Padahal, sebelum proses pemilihan vendor dimulai, terdapat tahapan penting yang berperan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pengadaan, yaitu penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
HPS merupakan perkiraan harga barang atau jasa yang disusun berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan dengan memperhitungkan overhead cost, keuntungan, dan pajak sesuai ketentuan yang berlaku.
Oleh karena itu, penyusunan HPS perlu dilakukan secara cermat agar dapat berfungsi sebagai acuan dalam proses evaluasi penawaran, negosiasi, serta pengambilan keputusan pengadaan yang lebih tepat.
Fungsi HPS dalam Proses Pengadaan
HPS tidak hanya berfungsi sebagai perkiraan harga, tetapi juga menjadi acuan penting dalam berbagai tahapan pengadaan.
- Fungsi HPS dalam Evaluasi Penawaran
HPS digunakan untuk menilai kewajaran harga penawaran yang disampaikan vendor. Dengan adanya HPS, tim pengadaan dapat melakukan evaluasi secara lebih objektif dan memastikan harga yang ditawarkan sesuai dengan kondisi pasar.
- Fungsi HPS dalam Klarifikasi dan Negosiasi
Dalam proses klarifikasi dan negosiasi, HPS berfungsi sebagai acuan batas harga yang dapat diterima organisasi. Hal ini membantu proses negosiasi berjalan lebih terukur dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan.
- Fungsi HPS dalam Penetapan Jaminan
HPS juga menjadi dasar dalam penetapan besaran jaminan penawaran maupun jaminan pelaksanaan sesuai ketentuan yang berlaku.
Dengan berbagai fungsi tersebut, HPS tidak hanya menjadi dokumen pendukung pengadaan, tetapi juga berperan dalam menjaga efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas proses pengadaan secara keseluruhan.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Penyusunan HPS
Mengingat pentingnya peran HPS dalam proses pengadaan, penyusunannya perlu dilakukan secara cermat. Terdapat beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan agar HPS dapat berfungsi secara optimal sebagai dasar pengambilan keputusan.
1. Disusun Berdasarkan Data yang Dapat Dipertanggungjawabkan
HPS harus dihitung secara profesional dengan menggunakan data dan informasi yang relevan. Semakin akurat data yang digunakan, semakin baik pula kualitas HPS yang dihasilkan.
2. Memperhitungkan Keuntungan dan Biaya Tidak Langsung
Dalam penyusunannya, HPS perlu mempertimbangkan keuntungan yang wajar serta biaya tidak langsung (overhead cost). Hal ini penting agar nilai yang ditetapkan dapat mencerminkan kondisi pasar secara realistis.
3. Menjaga Kerahasiaan Rincian HPS
Meskipun nilai total HPS dapat bersifat terbuka sesuai ketentuan yang berlaku, rincian perhitungan HPS pada prinsipnya bersifat rahasia.
4. Bukan Dasar Penentuan Kerugian Negara
Perlu dipahami bahwa HPS digunakan sebagai acuan dalam proses pengadaan dan evaluasi penawaran. HPS bukan merupakan dasar untuk menentukan besaran kerugian negara ataupun kerugian organisasi.
5. Memperhatikan Ketentuan dan Metode Pengadaan
Dalam kondisi tertentu, seperti pengadaan dengan nilai pagu tertentu, e-purchasing, maupun tender pekerjaan terintegrasi, terdapat ketentuan khusus terkait penyusunan dan penggunaan HPS yang perlu diperhatikan.
6. Disusun Sebelum Proses Pemilihan Dimulai
HPS perlu disusun sebelum batas akhir pemasukan penawaran atau dokumen kualifikasi sehingga dapat berfungsi secara optimal sebagai acuan dalam proses pengadaan.
Mengapa HPS Menjadi Tahapan Penting dalam Pengadaan?
Ketepatan dalam menyusun HPS dapat membantu organisasi menjalankan pengadaan secara lebih efektif dan efisien. Sebaliknya, HPS yang disusun kurang tepat dapat menimbulkan berbagai risiko yang berdampak pada keberhasilan pengadaan.
- Ketika HPS Disusun Terlalu Tinggi
Penetapan HPS yang terlalu tinggi berpotensi menyebabkan alokasi anggaran menjadi kurang optimal. Anggaran yang seharusnya dapat digunakan untuk kebutuhan atau program lain justru terpusat pada satu kegiatan pengadaan.
Kondisi ini dapat mengurangi efisiensi penggunaan anggaran dan berpotensi menghambat pelaksanaan program lain yang juga memiliki prioritas bagi organisasi.
- Ketika HPS Disusun Terlalu Rendah
Di sisi lain, HPS yang ditetapkan terlalu rendah juga dapat menimbulkan masalah. Vendor mungkin kesulitan memberikan penawaran sesuai dengan nilai yang telah ditetapkan karena tidak mencerminkan kondisi pasar yang sebenarnya.
Akibatnya, proses pemilihan dapat mengalami kendala, mulai dari minimnya peserta yang berpartisipasi hingga potensi kegagalan pengadaan karena tidak adanya penawaran yang memenuhi kebutuhan organisasi.
Oleh karena itu, penyusunan HPS perlu dilakukan secara cermat dengan mempertimbangkan data yang akurat, kondisi pasar terkini, serta kebutuhan organisasi. HPS yang disusun secara tepat akan membantu tim pengadaan memperoleh keseimbangan antara efisiensi anggaran dan kualitas hasil pengadaan yang diharapkan.
Pentingnya Meningkatkan Kompetensi dalam Penyusunan HPS
Menyusun HPS bukan sekadar menentukan angka perkiraan biaya. Karena itu, pemahaman mengenai HPS perlu didukung oleh pengetahuan yang lebih luas mengenai strategi dan praktik procurement secara keseluruhan.
Bagi para praktisi pengadaan, peningkatan kompetensi menjadi salah satu langkah penting untuk menghadapi berbagai tantangan dalam proses procurement yang terus berkembang.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah melalui program pengembangan kompetensi seperti Pelatihan dan Sertifikasi Training Certified Procurement Strategist (CPSt) dari adw consulting.
Certified Procurement Strategist (CPSt) dirancang untuk membantu para praktisi pengadaan memahami berbagai aspek strategis dalam proses procurement. Tidak hanya membahas konsep dan regulasi, program ini juga mengupas berbagai tahapan penting dalam pengadaan, termasuk perencanaan kebutuhan, penyusunan spesifikasi teknis, hingga penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Yuk, tingkatkan kompetensi procurement Anda bersama adw consulting dan pelajari berbagai aspek strategis pengadaan melalui program CPSt.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai jadwal pelatihan, materi, maupun proses pendaftaran CPSt, Anda dapat mengunjungi https://adw.co.id/adw-cpst/ atau menghubungi:
Email: marketing@adw.co.id
Whatsapp: +62 821-1787-8822 (Hasya)