Tanda-Tanda Pembelian Tidak Wajar yang Bisa Terlihat dari Data
Dalam proses pengadaan, perusahaan dapat melakukan banyak transaksi dari berbagai kebutuhan, penyedia, komoditas, maupun departemen. Jika data pembelian tidak dikelola dengan baik, pola pengeluaran yang tidak biasa bisa menjadi sulit terlihat.
Misalnya, pengeluaran yang tiba-tiba meningkat, pembelian yang terkonsentrasi pada kelompok komoditas tertentu, atau aktivitas pembelian yang berbeda dari periode sebelumnya. Kondisi seperti ini belum tentu menunjukkan adanya masalah, tetapi bisa menjadi sinyal bahwa transaksi perlu ditinjau lebih lanjut.
Hal tersebut berkaitan dengan dark purchasing, yaitu pembelian yang dilakukan tanpa melalui prosedur resmi atau tanpa pencatatan yang jelas sehingga lebih sulit dilacak dan dikendalikan
Apa Saja Tanda Pembelian Tidak Wajar?
Beberapa kondisi berikut dapat menjadi tanda bahwa aktivitas pembelian perlu diperhatikan:
- Pengeluaran Sulit Dilacak
Perusahaan kesulitan mengetahui sumber pengeluaran, pihak yang melakukan pembelian, atau kebutuhan dari transaksi tersebut.
- Aktivitas Pembelian Tidak Transparan
Transaksi tidak tercatat secara konsisten sehingga aktivitas purchasing sulit dipantau secara menyeluruh.
- Perbedaan Pengeluaran Antar Penyedia atau Departemen
Perbedaan nilai pengeluaran antar penyedia maupun departemen dapat menjadi bahan evaluasi untuk melihat bagaimana pengadaan dilakukan.
Kenapa Pengeluaran Perlu Dilihat dari Data?
Tanda-tanda tersebut bisa sulit ditemukan jika data pengadaan masih tersebar atau harus diperiksa satu per satu. Tim pengadaan juga akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk melihat pola pengeluaran dan menemukan transaksi yang perlu diperhatikan.
Karena itu, data pengadaan perlu dikumpulkan dan diolah dengan cara yang lebih terstruktur. Dengan data yang terpusat, tim pengadaan dapat melihat aktivitas purchasing secara lebih menyeluruh dan membandingkan pengeluaran yang terjadi.
Kenali Pola Pengadaan melalui Procurement Analytics
Procurement Analytics membantu tim pengadaan mengubah data transaksi menjadi informasi yang lebih mudah dianalisis.
Bukan hanya melihat berapa besar pengeluaran, tetapi juga melihat bagaimana pengeluaran tersebut terjadi dan tersebar. Dengan begitu, tim dapat membandingkan data dan menemukan pola yang mungkin terlewat jika transaksi diperiksa satu per satu.
Procurement Analytics dalam iProc
Untuk mendukung kebutuhan tersebut, iProc menyediakan fitur iProc Analytics yang menyajikan data pengadaan dalam satu dashboard. Dengan begitu, tim pengadaan tidak perlu melihat data secara terpisah untuk mendapatkan gambaran mengenai kondisi pengadaan.
Melalui dashboard ini, tim dapat melihat berbagai informasi seperti nilai pengeluaran, nilai penghematan, nilai tagihan, nilai pembayaran, jumlah penyedia, grup komoditas, brand, hingga departemen.
Data juga dapat dilihat berdasarkan periode tertentu dan dianalisis melalui beberapa tampilan, seperti Pengeluaran, Pareto Pengeluaran, Penghematan, dan Pembayaran. Informasi tersebut membantu tim melihat pola pengeluaran dengan lebih jelas dan mengetahui bagian mana yang perlu diperhatikan lebih lanjut.
Dengan melihat data pengeluaran secara lebih terstruktur, tim pengadaan dapat lebih mudah memahami pola pembelian, membandingkan pengeluaran, dan menentukan bagian yang perlu dievaluasi lebih lanjut. Melalui iProc Analytics, data tersebut dapat menjadi dasar bagi tim untuk memahami kondisi pengadaan dan mengambil keputusan dengan lebih tepat.
Ingin mengetahui bagaimana iProc dapat mendukung kebutuhan pengadaan di organisasi Anda? Hubungi kami melalui:
Email: marketing@adw.co.id