Mengapa Fungsi Pengadaan Perlu Memiliki Visi, Misi, dan Tujuan yang Jelas?
Banyak organisasi memiliki visi dan misi perusahaan yang jelas. Namun, apakah fungsi fungsi pengadaan juga memiliki arah strategis yang sama jelasnya?
Kini, fungsi pengadaan tidak lagi sekadar bertugas mencari pemasok, meminta penawaran, atau memastikan kebutuhan barang dan jasa tersedia. Fungsi pengadaan semakin dituntut untuk memberikan kontribusi terhadap pencapaian strategi bisnis—mulai dari efisiensi biaya, pengelolaan risiko, peningkatan kualitas, hingga penciptaan nilai bagi organisasi.
Karena itu, fungsi pengadaan membutuhkan arah yang jelas. Salah satu fondasinya adalah visi, misi, dan tujuan fungsi pengadaan yang selaras dengan strategi organisasi.
Visi, Misi, dan Tujuan: Apa Bedanya?
Ketiga konsep ini sering digunakan secara bersamaan, tetapi sebenarnya memiliki fungsi yang berbeda.
- Visi: Tim Pengadaan Ingin Menjadi Apa?
Visi menggambarkan kondisi yang ingin dicapai fungsi pengadaan di masa depan. Sifatnya jangka panjang dan memberikan gambaran mengenai posisi yang ingin diwujudkan.
Misalnya, fungsi pengadaan tidak hanya ingin dikenal sebagai fungsi administratif, tetapi sebagai strategic business partner yang mampu memberikan kontribusi nyata terhadap kinerja organisasi.
Dengan visi yang jelas, tim pengadaan memiliki gambaran mengenai arah perkembangan fungsi dalam jangka panjang.
- Misi: Mengapa Tim Pengadaan Ada?
Jika visi menggambarkan masa depan, misi menjelaskan tujuan keberadaan tim pengadaan saat ini.
Misi menjawab pertanyaan:
Apa peran tim pengadaan bagi organisasi dan nilai apa yang ingin diberikan?
Misalnya, tim pengadaan memiliki misi untuk memastikan kebutuhan organisasi diperoleh secara efektif, efisien, transparan, dan berkelanjutan melalui pengelolaan pemasok serta proses pengadaan yang optimal.
Misi menjadi dasar dalam menentukan bagaimana fungsi pengadaan tersebut menjalankan perannya sehari-hari.
- Tujuan: Apa yang Harus Dicapai?
Tujuan merupakan hasil spesifik yang ingin dicapai untuk mewujudkan visi dan misi.
Tujuan tim pengadaan dapat mencakup:
- Meningkatkan efisiensi biaya;
- Mengurangi procurement cycle time;
- Meningkatkan kualitas dan kinerja pemasok;
- Mengurangi risiko supply;
- Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan;
- Meningkatkan penggunaan data dalam pengambilan keputusan; atau
- Meningkatkan kontribusi tim pengadaan terhadap penciptaan nilai bisnis.
Yang terpenting, berbagai tujuan tersebut harus saling selaras. Jangan sampai tim pengadaan mengejar penghematan biaya, sementara fungsi bisnis justru membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan layanan.
Fungsi Pengadaan Harus Selaras dengan Strategi Bisnis
Visi, misi, dan tujuan pengadaan tidak dapat dibuat secara terpisah dari organisasi.
Tim pengadaan perlu memahami terlebih dahulu “Ke mana organisasi ingin bergerak dan bagaimana organisasi menciptakan nilai?”
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki strategi bisnis yang berfokus pada biaya kompetitif. Dalam kondisi tersebut, pengadaan tentu perlu memberikan perhatian besar pada cost optimization, strategic sourcing, negosiasi, dan pengelolaan total cost.
Sebaliknya, jika organisasi menggunakan strategi diferensiasi dan mengutamakan kualitas produk atau pengalaman pelanggan, tim pengadaan tidak bisa hanya berfokus pada harga terendah.
Tim pengadaan mungkin perlu mencari pemasok yang mampu memberikan:
- Kualitas yang lebih baik
- Inovasi produk;
- Teknologi baru;
- Fleksibilitas;
- Kecepatan delivery; atau
- Kemampuan memenuhi kebutuhan pelanggan yang lebih spesifik.
Artinya, strategi pengadaan harus menjadi bagian dari business strategy, bukan berjalan sebagai fungsi yang berdiri sendiri.
Secara umum, strategic procurement cycle dapat terdiri dari lima tahap:
- Articulate vision, mission and goals — menetapkan visi, misi, dan tujuan pengadaan.
- Analyse situation — memahami kondisi internal dan eksternal, termasuk tren, tantangan, risiko, serta critical success factors.
- Develop procurement strategy — menyusun strategi untuk mencapai tujuan dengan mempertimbangkan konteks dan sumber daya yang tersedia.
- Implement procurement strategy — menjalankan strategi dan memastikan target tercapai sesuai waktu dan biaya yang ditetapkan.
- Learn and improve — mengevaluasi hasil dan menggunakan pembelajaran tersebut untuk siklus perencanaan berikutnya.
Dengan pendekatan ini, procurement tidak berhenti pada tahap “membuat strategi”, tetapi memastikan strategi benar-benar diterapkan, diukur, dievaluasi, dan diperbaiki.
Dari Fungsi Administratif Menjadi Strategic Business Partner
Pengadaan yang strategis bukan hanya tentang memiliki proses pengadaan yang rapi atau teknologi yang lebih canggih.
Fondasinya dimulai dari arah yang jelas.
Ketika pengadaan memiliki visi yang ingin dicapai, misi yang menjelaskan perannya, serta tujuan yang selaras dengan strategi organisasi, setiap aktivitas pengadaan memiliki konteks yang lebih kuat.
Pengadaan tidak lagi hanya menjawab pertanyaan:
“Apa yang harus dibeli?”
Tetapi berkembang menjadi:
“Bagaimana fungsi pengadaan dapat membantu organisasi mencapai tujuan bisnisnya?”
Pada akhirnya, strategic procurement bukan sekadar tentang mendapatkan barang dan jasa dengan harga terbaik. Strategic procurement adalah tentang memastikan seluruh aktivitas pengadaan memberikan kontribusi terhadap value, performance, risk management, dan keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
Sumber: Mena, C., van Hoek, R., & Christopher, M. (2021). Leading Procurement Strategy: Driving Value Through the Supply Chain (3rd ed.).