Ketika Pemilihan Vendor Tidak Transparan, Risiko Apa yang Bisa Muncul?
Dalam proses pengadaan, memilih vendor bukan hanya soal mencari penawaran dengan harga terbaik. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa vendor yang dipilih mampu memenuhi kebutuhan dan ketentuan yang telah ditetapkan.
Namun, proses pemilihan vendor yang kurang transparan dapat menimbulkan berbagai masalah. Misalnya, perusahaan kesulitan memantau kinerja pemasok, mengetahui potensi risiko, hingga memastikan proses pembelian berjalan sesuai kebijakan. Jika tidak dikelola dengan baik, kondisi ini bisa berdampak pada kelancaran operasional maupun keuangan perusahaan.
Lalu, apa saja risiko yang perlu diperhatikan dan bagaimana cara mengelolanya?
Jenis-Jenis Risiko dalam Pengadaan
Risiko pengadaan dapat berasal dari berbagai faktor, baik internal maupun eksternal perusahaan. Secara umum, ada empat jenis risiko yang perlu diperhatikan:
a. Risiko Pemasok
Pemasok berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Jika pemasok mengalami gangguan rantai pasokan atau tidak mampu mengirimkan barang sesuai kesepakatan, aktivitas bisnis perusahaan dapat ikut terganggu.
Risiko ini semakin besar ketika perusahaan tidak memiliki informasi yang cukup untuk memantau kinerja pemasok. Karena itu, evaluasi secara berkala diperlukan untuk memastikan vendor tetap mampu memenuhi kebutuhan perusahaan.
b. Risiko Pasar
Risiko pasar dapat muncul akibat kondisi di luar kendali perusahaan, seperti konflik internasional, bencana alam, pandemi, hingga perubahan permintaan pelanggan.
Berbagai kondisi tersebut dapat mengganggu rantai pasokan, menyebabkan kekurangan bahan baku, keterlambatan pengiriman, hingga kenaikan biaya pengadaan. Untuk mengantisipasinya, perusahaan perlu melakukan evaluasi risiko secara berkala agar potensi gangguan dapat diketahui lebih awal.
c. Risiko Kepatuhan
Risiko kepatuhan berkaitan dengan proses pengadaan yang tidak sesuai dengan peraturan maupun kebijakan internal perusahaan. Contohnya, penipuan, pengelolaan kontrak pemasok yang kurang baik, atau tidak terpenuhinya standar kepatuhan tertentu.
Perubahan aturan dan regulasi juga menjadi tantangan yang perlu diperhatikan. Jika tidak diantisipasi, ketidakpatuhan dapat mengakibatkan denda, sanksi, hingga kerusakan reputasi perusahaan.
d. Risiko Operasional
Risiko operasional dapat muncul ketika sistem atau proses pengadaan justru menghambat pekerjaan. Misalnya, penggunaan teknologi yang tidak terintegrasi, proses manual yang rentan kesalahan, serta tahapan persetujuan yang terlalu panjang.
Kurangnya informasi mengenai vendor yang telah disetujui dan kebijakan pembelian juga dapat membuat karyawan keliru saat melakukan pemesanan. Akibatnya, pembelian berisiko dilakukan di luar kebijakan atau menggunakan vendor yang belum disetujui.
Langkah-Langkah Mengelola Risiko Pengadaan
Setelah memahami berbagai risiko yang mungkin terjadi, perusahaan perlu menyiapkan langkah untuk mengelolanya. Proses ini sebaiknya dimulai sejak awal agar potensi masalah dapat diketahui sebelum menimbulkan dampak yang lebih besar.
1. Mengidentifikasi Risiko yang Mungkin Terjadi
Langkah pertama adalah mengenali risiko yang berpotensi mengganggu proses pengadaan. Perusahaan dapat memulainya dengan mengevaluasi proses pengadaan yang sedang berjalan, mengumpulkan data pembelian dari berbagai bagian, serta berdiskusi dengan pihak-pihak yang terlibat.
Selain melihat kondisi internal, perusahaan juga perlu memperhatikan faktor eksternal, seperti perubahan pasar dan kondisi pemasok. Dari proses ini, perusahaan dapat menyusun daftar risiko yang mungkin terjadi sehingga potensi masalah bisa diketahui lebih awal.
2. Menilai dan Menentukan Prioritas Risiko
Setelah risiko teridentifikasi, perusahaan perlu menilai kemungkinan terjadinya serta dampaknya terhadap operasional dan keuangan.
Karena setiap risiko memiliki tingkat urgensi yang berbeda, perusahaan perlu menentukan prioritas penanganannya. Risiko yang berpotensi menimbulkan kerugian finansial atau menghambat operasional secara signifikan perlu mendapat perhatian lebih dahulu.
Sementara itu, risiko lainnya dapat ditangani melalui upaya jangka panjang, seperti membangun hubungan yang lebih baik dengan pemasok.
3. Menerapkan Strategi Mitigasi Risiko
Setelah menentukan prioritas, perusahaan perlu menyusun langkah untuk mengurangi kemungkinan terjadinya risiko maupun dampaknya. Beberapa upaya yang dapat dilakukan antara lain:
a. Mengoptimalkan Proses Pengadaan dengan Teknologi
Proses pengadaan yang masih dilakukan secara manual dapat meningkatkan risiko kesalahan manusia dan menimbulkan hambatan dalam pekerjaan. Karena itu, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk membantu mengelola proses pengadaan, seperti pengajuan dan persetujuan permintaan pembelian, pembuatan purchase order, hingga pemrosesan invoice.
Penggunaan teknologi dapat membantu proses berjalan lebih efisien sekaligus mendukung penerapan kebijakan dan pengelolaan anggaran perusahaan.
b. Memperhatikan Keamanan Data dan Sistem
Proses pengadaan juga melibatkan berbagai informasi penting, termasuk data pelanggan dan keuangan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan keamanan sistem yang digunakan.
Salah satu caranya adalah memilih teknologi yang memiliki fitur keamanan dan memenuhi standar kepatuhan yang relevan. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa pemasok yang bekerja sama memiliki perhatian serupa terhadap perlindungan data.
Bagaimana iProc Membantu Mendukung Pengelolaan Risiko Pengadaan?
Untuk mengelola berbagai risiko tersebut, perusahaan membutuhkan proses pengadaan yang didukung oleh informasi vendor yang jelas dan mudah dipantau. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah memanfaatkan sistem e-Procurement seperti iProc.
Melalui fitur Vendor Management, iProc menyediakan Vendor Risk Assessment untuk membantu perusahaan memeriksa keamanan dan kelayakan vendor sebelum mengikuti proses pengadaan. Selain itu, fitur Affiliation Vendor memungkinkan perusahaan melihat hubungan atau keterkaitan antara vendor dengan pihak lain yang perlu diketahui dalam proses pengadaan.
Dalam proses pemilihan pemasok, perusahaan juga dapat memanfaatkan VPI Smart Sourcing sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam menilai vendor sebelum pengadaan dilakukan. Sementara itu, Bidder List menampilkan daftar vendor yang telah mengikuti suatu proses pengadaan atau tender, sehingga perusahaan dapat melihat partisipasi vendor dalam proses tersebut.
Dengan dukungan fitur-fitur tersebut, perusahaan memiliki informasi tambahan untuk mempertimbangkan kelayakan vendor dan meningkatkan transparansi dalam proses pemilihan pemasok.
Yuk, kenali lebih lanjut bagaimana fitur Vendor Management iProc dapat membantu perusahaan mengelola informasi vendor dan mendukung proses pengadaan yang lebih transparan.
Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi https://iproc.id/ atau hubungi:
Email: marketing@adw.co.id
WhatsApp: +62 813-1587-0596 (Rani)
Sumber:
Amazon Business. (n.d.). Procurement Risk Management. https://business.amazon.com/en/blog/procurement-risk-management