Supply Positioning Model: Kunci Menentukan Strategi Pengadaan yang Tepat
Dalam praktik pengadaan, tidak semua barang dan jasa memiliki karakteristik yang sama. Ada item yang mudah diperoleh dari banyak pemasok, namun ada juga yang hanya tersedia dari segelintir penyedia dan memiliki risiko pasokan yang tinggi.
Jika semua kategori pengadaan dikelola dengan pendekatan yang sama, organisasi berpotensi kehilangan peluang penghematan, menghadapi gangguan pasokan, atau mengalokasikan sumber daya secara tidak efektif.
Untuk itulah dikenal konsep Supply Positioning Model (SPM), sebuah alat analisis yang membantu organisasi memahami karakteristik setiap kategori pengadaan dan menentukan strategi yang paling sesuai.
Apa Itu Supply Positioning Model?
Supply Positioning Model adalah kerangka analisis yang digunakan untuk memetakan barang dan jasa berdasarkan dua faktor utama:
- Nilai Belanja Tahunan (Annual Spend Value)
- Dampak atau Risiko Pasokan (Supply Risk)
Melalui pemetaan ini, organisasi dapat mengidentifikasi kategori pengadaan yang memerlukan perhatian khusus, menentukan prioritas pengelolaan, serta memilih strategi sourcing yang paling efektif.
Secara umum, model ini membagi kategori pengadaan ke dalam empat kuadran utama:
- Routine
- Leverage
- Bottleneck
- Critical
Mengapa Supply Positioning Model Penting?
Dalam banyak organisasi, biasanya berlaku prinsip Pareto:
20% item menyumbang sekitar 80% nilai belanja, sedangkan 80% item lainnya hanya menyumbang sekitar 20% nilai belanja.
Namun, nilai belanja bukan satu-satunya pertimbangan. Sebuah item dengan nilai kecil sekalipun dapat menghentikan operasi apabila pasokannya terganggu.
Supply Positioning Model membantu organisasi menjawab pertanyaan seperti:
- Kategori mana yang memiliki risiko pasokan tertinggi?
- Kategori mana yang memiliki potensi penghematan terbesar?
- Kategori mana yang memerlukan hubungan strategis dengan pemasok?
- Kategori mana yang cukup dikelola secara administratif?
Memahami Empat Kuadran Supply Positioning Model
- Routine Items
Karakteristik:
- Nilai belanja rendah
- Risiko pasokan rendah
- Barang atau jasa bersifat standar
- Banyak pemasok tersedia di pasar
- Hambatan masuk rendah
Contoh
- Alat tulis kantor
- Kertas printer
- Perlengkapan kebersihan
- Kebutuhan operasional harian
Fokus utama pada kuadran ini adalah efisiensi proses. Karena dampaknya terhadap bisnis relatif kecil, organisasi perlu mengurangi biaya administrasi dan mempercepat proses pembelian melalui:
- E-catalog
- Blanket order
- Framework agreement
- Otomatisasi pembelian
Tujuannya bukan memperoleh harga terbaik, melainkan meminimalkan biaya transaksi.
- Leverage Items
Karakteristik:
- Nilai belanja tinggi
- Risiko pasokan rendah
- Banyak pemasok tersedia
- Persaingan pasar relatif tinggi
Contoh:
- Software
- Kendaraan operasional
- Material konstruksi umum
- Jasa outsourcing tertentu
Kategori ini menawarkan peluang terbesar untuk menghasilkan penghematan.
Karena pemasok banyak dan organisasi memiliki daya tawar yang kuat, strategi yang dapat diterapkan antara lain:
- Competitive bidding
- Reverse auction
- Konsolidasi volume pembelian
- Negosiasi harga yang agresif
Fokus utama pada kuadran leverage adalah: Increase Expenditure Leverage
Semakin besar volume pembelian yang dikelola secara terpusat, semakin kuat posisi tawar organisasi.
- Bottleneck Items
Karakteristik:
- Nilai belanja rendah
- Risiko pasokan tinggi
- Jumlah pemasok terbatas
- Sering kali bersifat spesifik atau unik
Contoh
- Spare part khusus
- Komponen proprietary
- Software dengan vendor tunggal
- Peralatan khusus yang tidak memiliki substitusi
Walaupun nilai pembeliannya kecil, kegagalan memperoleh item ini dapat mengganggu operasi organisasi secara signifikan.
Fokus utama adalah mengurangi risiko pasokan melalui:
- Menambah alternatif pemasok
- Menyimpan safety stock
- Standardisasi spesifikasi
- Pengembangan pemasok baru
- Mencari produk substitusi
Tujuannya bukan mengejar penghematan, melainkan memastikan kontinuitas pasokan.
- Critical Items
Karakteristik:
- Nilai belanja tinggi
- Risiko pasokan tinggi
- Jumlah pemasok terbatas
- Dampak bisnis sangat besar
Contoh
- Sistem inti operasional
- Bahan baku spesifik
- Infrastruktur strategis
- Jasa profesional yang sangat spesifik
Kategori ini membutuhkan pendekatan paling strategis.
Beberapa strategi yang umum diterapkan:
- Strategic partnership
- Supplier relationship management
- Kontrak jangka panjang
- Joint planning
- Supplier development program
Pada kategori critical, organisasi perlu membangun hubungan kolaboratif dengan pemasok daripada sekadar berfokus pada negosiasi harga.
Posisi Ideal dalam Supply Positioning Model
Secara umum, organisasi berupaya:
Meningkatkan daya ungkit pembelian (Move to Leverage)
Melalui:
- Standardisasi spesifikasi
- Konsolidasi kebutuhan
- Sentralisasi pembelian
- Pengelompokan kategori yang serupa
- Mengurangi risiko pasokan (Move Downward)
- Pengembangan pemasok
- Diversifikasi sumber pasokan
- Substitusi produk
- Standardisasi kebutuhan
Tujuan akhirnya adalah memindahkan sebanyak mungkin kategori pengadaan ke area Leverage, yaitu area dengan nilai ekonomi tinggi tetapi risiko pasokan rendah.
Supply Positioning Model dan Category Management
Supply Positioning Model merupakan fondasi penting dalam penerapan:
- Category Management
- Strategic Sourcing
- Supplier Relationship Management (SRM)
- Procurement Transformation
Tanpa memahami posisi suatu kategori dalam matriks ini, organisasi berisiko menerapkan strategi yang tidak sesuai.
Misalnya:
- Menghabiskan banyak waktu menegosiasikan item routine.
- Mengelola item critical hanya berdasarkan harga.
- Mengabaikan risiko pada kategori bottleneck.
Akibatnya, peluang penghematan dan mitigasi risiko tidak dapat dimaksimalkan.
Kesimpulan
Supply Positioning Model membantu organisasi memahami bahwa setiap kategori pengadaan memerlukan strategi yang berbeda.
Dengan memetakan kategori berdasarkan nilai belanja dan risiko pasokan, organisasi dapat:
- Memfokuskan sumber daya pada area yang paling berdampak
- Mengoptimalkan peluang penghematan
- Mengurangi risiko gangguan pasokan
- Membangun hubungan pemasok yang lebih strategis
- Mendukung transformasi fungsi pengadaan menjadi fungsi yang lebih bernilai bagi organisasi