Maverick Spend: Ketika Pengeluaran Terjadi di Luar Kendali Pengadaan
Dalam sebuah organisasi, tidak semua pengeluaran selalu melalui proses yang telah ditetapkan. Ada kalanya kebutuhan muncul secara mendadak, proses pembelian dianggap terlalu lama, atau seseorang merasa lebih mudah langsung melakukan pembelian sendiri.
Misalnya, sebuah divisi langsung membeli kebutuhan dari penyedia tertentu tanpa melalui proses pengadaan. Atau, sebuah pembelian dilakukan terlebih dahulu dan baru diketahui oleh tim terkait setelah tagihan datang.
Situasi seperti inilah yang dikenal sebagai maverick spend.
Apa Itu Maverick Spend?
Secara sederhana, maverick spend adalah pengeluaran atau pembelian yang dilakukan di luar aturan dan proses pengadaan yang telah ditetapkan organisasi.
Biasanya, perusahaan memiliki kebijakan yang mengatur bagaimana karyawan melakukan pembelian agar setiap pengeluaran dapat tercatat dan dikelola dengan baik. Namun, ketika pembelian dilakukan di luar proses tersebut, pengeluaran bisa menjadi lebih sulit dipantau dan dikendalikan.
Apa yang Menyebabkan Maverick Spend?
Maverick spend tidak selalu terjadi karena karyawan sengaja mengabaikan aturan. Dalam banyak kasus, pembelian dilakukan karena karyawan ingin memenuhi kebutuhan pekerjaan dengan cepat tanpa terlalu mempertimbangkan proses pengadaan yang berlaku.
Beberapa hal yang dapat menyebabkan maverick spend antara lain:
- Belum adanya kontrol yang cukup untuk memastikan kebijakan pengadaan dijalankan.
- Visibilitas terhadap pengeluaran yang masih terbatas.
- Proses persetujuan yang terlalu rumit atau memakan waktu.
- Banyaknya pengeluaran tidak langsung yang lebih sulit dikendalikan.
Ketika proses pengadaan terasa terlalu sulit untuk diikuti, karyawan mungkin memilih melakukan pembelian secara langsung. Di sinilah pengeluaran di luar prosedur dapat mulai terjadi.
Apa Saja Jenis-Jenis Maverick Spend yang Ada?
Maverick spend dapat terjadi dalam berbagai tingkat. Ada pengeluaran yang benar-benar tidak diketahui organisasi, tetapi ada juga transaksi yang sebagian informasinya sudah diketahui.
- Tidak Terkendali dan Tidak Diketahui
Misalnya, organisasi menerima tagihan dari penyedia yang belum pernah bekerja sama sebelumnya tanpa adanya kontrak atau informasi pembelian yang jelas. - Sebagian Diketahui dan Sebagian Terkendali
Organisasi mungkin mengenal penyedianya, tetapi tidak memiliki informasi lengkap mengenai barang atau layanan yang dibeli. - Sebagian Terkendali dan Diketahui
Penyedia dan kontrak mungkin sudah tersedia, tetapi masih terdapat informasi transaksi yang belum lengkap.
Mengapa Mengontrol Pengeluaran Itu Penting?
Maverick spend dapat berdampak pada lebih dari sekadar proses pembelian. Ketika pengeluaran terlalu sering terjadi di luar kesepakatan yang telah dibuat, organisasi dapat kehilangan berbagai manfaat yang seharusnya diperoleh melalui proses pengadaan.
- Kehilangan Potensi Penghematan
Pembelian diluar kontrak dapat membuat organisasi kehilangan harga atau ketentuan yang telah dinegosiasikan sebelumnya. - Kontrol Kualitas Menjadi Lebih Terbatas
Barang atau layanan mungkin tidak melalui proses pemilihan yang telah ditetapkan, sehingga kualitasnya lebih sulit dikendalikan. - Risiko terhadap Penyedia dan Kepatuhan
Pembelian dari penyedia yang belum dievaluasi dapat meningkatkan risiko dan berpotensi tidak sesuai dengan kebijakan atau kontrak yang berlaku. - Menambah Beban Administrasi
Transaksi yang tidak terkelola dapat membuat tim terkait membutuhkan lebih banyak waktu untuk menelusuri dan mencocokkan pengeluaran. - Perencanaan Anggaran Menjadi Kurang Akurat
Pengeluaran yang sulit dipantau dapat membuat organisasi lebih sulit melihat kondisi anggaran dan merencanakan pengeluaran berikutnya.
Namun, pembelian diluar kontrak tidak selalu berdampak negatif. Dalam kondisi tertentu, organisasi mungkin menemukan penyedia baru dengan penawaran yang lebih kompetitif. Meski begitu, penyedia tersebut tetap perlu dipertimbangkan melalui proses pengadaan yang sesuai.
Lalu, Bagaimana Cara Mengurangi Maverick Spend?
Untuk mengurangi terjadinya maverick spend, organisasi dapat mulai dengan beberapa langkah berikut:
- Menetapkan dan menegakkan kebijakan pengadaan yang jelas.
- Menetapkan batasan untuk pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebijakan.
- Memberikan pemahaman kepada karyawan mengenai pentingnya menggunakan pemasok yang telah disetujui.
- Menganalisis pengeluaran untuk mengetahui area yang masih sulit dikendalikan.
- Memanfaatkan otomatisasi pengadaan untuk meningkatkan visibilitas dan pengelolaan proses pembelian.
Kesimpulan
Maverick spend dapat terjadi ketika pembelian dilakukan di luar proses dan kebijakan pengadaan yang telah ditetapkan. Jika tidak dikendalikan, kondisi ini dapat membuat pengeluaran lebih sulit dipantau dan menimbulkan berbagai risiko bagi organisasi.
Karena itu, organisasi perlu memiliki kebijakan dan proses pengadaan yang jelas, serta visibilitas yang memadai terhadap aktivitas pengeluaran. Dengan begitu, kebutuhan tetap dapat dipenuhi tanpa mengabaikan proses dan kontrol yang telah ditetapkan.