Munculnya biaya-biaya tak terduga seringkali menjadi tantangan dalam pengelolaan kontrak pengadaan. Hal ini mempengaruhi pencapaian pengadaan secara keseluruhan serta menimbulkan permasalahan. Strategi mitigasi risiko yang tepat dapat membantu Anda melakukan kontrol biaya selama masa kontrak, menghindari potensi permasalahan, dan memastikan pencapaian objektif pengadaan.

Proses pengadaan barang/jasa mencakup fungsi manajemen dan operasi yang diperlukan untuk memastikan organisasi memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan dari sumber eksternal secara efisien, efektif serta memperhatikan prinsip dan etika pengadaan. Definisi tersebut menegaskan bahwa lingkup proses pengadaan barang/jasa bukan hanya fungsi pemilihan penyedia, tapi termasuk di dalamnya fungsi manajemen kontrak untuk memastikan target pengadaan tercapai hingga barang/jasa diterima.

Dalam manajemen kontrak, munculnya biaya tidak terduga bukanlah hal yang jarang terjadi. Peristiwa ini umum menjadi “batu sandungan” dalam penyelesaian pekerjaan pada masa kontrak. Di salah satu institusi yang menjadi klien kami, seorang pengelola kontrak pengadaan pernah berkata, “Harga sudah ditekan semaksimal mungkin saat proses negosiasi, tapi entah kenapa di akhir, biayanya selalu lebih besar dari yang diperkirakan.” Paradoks ini sering kali terjadi dalam dunia pengadaan: upaya menekan biaya di awal justru berujung pada lonjakan biaya di tengah atau akhir kontrak akibat klaim perubahan, penambahan biaya dan eskalasi harga,

Sebagai contoh, dalam pengadaan proyek pengembangan aplikasi, sering kali dijumpai kebutuhan integrasi sistem tambahan atau perubahan/penambahan fitur di tengah pelaksanaan proyek atau pada saat kegiatan pengujian, bahkan pada saat kegiatan pelatihan aplikasi dilaksanakan, sesaat sebelum aplikasi dinyatakan Go LIVE. Jika tidak dimitigasi dengan strategi yang tepat, peristiwa ini dapat menyebabkan keterlambatan penyelesaian pekerjaan, potensi perselisihan dengan penyedia, dan sangat mungkin penambahan biaya yang sulit dikendalikan. Oleh karena itu, penting bagi setiap pengelola pengadaan, khususnya penanggungjawab kontrak untuk menerapkan strategi mitigasi risiko yang tepat di dalam merencanakan dan mengelola kontrak.

Mengapa Biaya Tak Terduga Bisa Terjadi?

1. Perubahan atau Penambahan Lingkup Pekerjaan (Scope Creep) di Tengah Pekerjaan

Perubahan lingkup pekerjaan (scope creep) terjadi ketika ada perubahan atau penambahan pekerjaan yang tidak direncanakan dalam kontrak awal, sehingga menyebabkan lonjakan biaya, keterlambatan proyek, dan bahkan kegagalan pelaksanaan. Fenomena ini sering kali muncul secara bertahap, di mana permintaan perubahan awalnya tampak kecil dan dapat diterima, namun apabila dibiarkan terus menerus maka dapat berdampak signifikan terhadap kinerja proyek secara keseluruhan. Tentunya kondisi tersebut akan sangat merugikan bagi kedua belah pihak, karena setiap perubahan atau penambahan pekerjaan memerlukan sumber daya tambahan yang berkontribusi pada peningkatan anggaran pengadaan. Peristiwa ini dapat terjadi karena berbagai faktor, seperti: ketidakjelasan ruang lingkup pekerjaan, permintaan perubahan dari pihak pengguna, dan lain-lain.

2. Pengaruh Perubahan Regulasi atau Kepatuhan

Perubahan dalam peraturan pemerintah, standar industri, atau kebijakan internal organisasi dapat menimbulkan kebutuhan penyesuaian desain, syarat dan/atau lingkup pengadaan, yang pada akhirnya berdampak pada biaya. Regulasi yang semakin ketat, terutama dalam sektor-sektor yang highly regulated seperti sektor keuangan, kesehatan, dan energi, dapat memaksa organisasi untuk melakukan perubahan dan mengalokasikan anggaran tambahan guna memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Ketika suatu regulasi baru diberlakukan di tengah masa kontrak, organisasi harus bernegosiasi ulang dengan Penyedia untuk memastikan layanan atau barang yang disediakan tetap sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dalam beberapa kasus, Penyedia akan melakukan klaim biaya tambahan untuk menyesuaikan produk atau layanan mereka.

3. Perikatan Kontrak yang Tidak Mencakup Pengendalian Klaim Perubahan atau Penambahan Pekerjaan

Kontrak pengadaan adalah instrumen manajemen risiko. Salah satu faktor utama yang menyebabkan biaya tak terduga adalah kurangnya perencanaan terhadap berbagai risiko yang dimitigasi di dalam klausul kontrak, khususnya risiko-risiko yang mempengaruhi aspek biaya. Contohnya seperti perubahan ruang lingkup pekerjaan (scope change), perubahan harga barang atau item pekerjaan dari pihak ketiga, penyesuaian yang diharuskan karena perubahan regulasi, dan lain-lain. Jika kontrak tidak mengatur dengan jelas bagaimana mekanisme perubahan harga atau mekanisme penambahan pekerjaan, vendor dapat mengajukan klaim biaya tambahan yang bisa jadi tidak dapat dipenuhi oleh rencana anggaran yang telah ditetapkan.

4. Kinerja Penyedia yang Bermasalah

Selama masa kontrak, permasalahan kinerja penyedia dapat terjadi dalam berbagai bentuk, seperti kurangnya kompetensi teknis, penyedia yang tidak responsif, keterlambatan penyelesaian pekerjaan, ketidakpatuhan terhadap regulasi atau standard yang berlaku, hingga rendahnya kualitas hasil. Ketika penyedia gagal memenuhi persyaratan kontrak yang ditetapkan, organisasi sering kali harus mengalokasikan biaya tambahan untuk perbaikan pekerjaan (rework), memperpanjang durasi proyek, atau bahkan mencari penyedia alternatif.

Solusi: Penerapan Manajemen Risiko dalam Pengadaan

Dengan mengetahui akar penyebab biaya tak terduga selama masa kontrak secara tepat dan spesifik, maka kita dapat menetapkan strategi penangangan risiko yang efektif. Berikut ini contoh umum strategi best practices yang dapat diterapkan:

1. Kontrol Yang Ketat Melalui Penguatan Perencanaan Dan Strategi Kontrak Yang Tepat

Strategi ini berfokus pada kontrol yang ketat sejak tahap perencanaan dan persiapan pengadaan untuk meminimalkan potensi perubahan ditahap pelaksanaan pekerjaan dan tidak menyebabkan lonjakan biaya yang tidak terkendali. Pertama, Scope of Work harus disusun dengan detail teknis yang jelas, mencakup batasan ruang lingkup pekerjaan, kriteria kualitas, serta ketentuan yang tegas mengenai perubahan yang diperbolehkan. Kedua, menerapkan jenis kontrak lumpsum. Kontrak ini menetapkan jumlah pembayaran tetap (fixed price) untuk keseluruhan lingkup pekerjaan, terlepas dari perubahan biaya aktual yang terjadi selama pelaksanaan. Penyedia bertanggung jawab penuh atas penyelesaian pekerjaan dalam lingkup yang telah disepakati. Jenis kontrak ini tepat diterapkan untuk pengadaan dengan ruang lingkup dan spesifikasi sudah jelas dan terdefinisi dengan baik sejak awal.

2. Menyiapkan Strategi Kontrak yang Adaptif untuk Mengantisipasi Dampak Perubahan

Untuk konteks biaya tak terduga diakibatkan perubahan regulasi atau standard (internal atau eksternal organisasi), penanggungjawab kontrak dapat menerapkan klausul Compliance Change dalam kontrak yang mendefinisikan aspek-aspek perubahan regulasi atau standard terkait yang dapat mempengaruhi ruang lingkup atau spesifikasi serta pada penambahan biaya. Untuk aspek-aspek yang disepakati di dalam kontrak, memungkinkan adanya negosiasi ulang dan adendum kontrak.

3. Memperkuat Perikatan Kontrak untuk Menghindari Klaim Tambahan yang Tidak Terkendali

Organisasi dapat menetapkan klausul price adjustment dalam kesepakatan perikatan kontrak, yang mengatur mekanisme eskalasi atau perubahan harga dengan dibatasi faktor-faktor tertentu seperti harga material atau perangkat dari prinsipal, biaya lisensi, biaya tenaga kerja, inflasi, dan lain-lain. Formula khusus dapat dibuat dan disepakati di awal untuk komponen biaya yang fluktuatif akibat perubahan faktor eksternal. Dengan mekanisme ini, risiko kenaikan biaya akibat klaim tambahan yang tidak wajar atau tidak dapat dipertanggungjawabkan dapat diminimalkan.

4. Memastikan Pengawasan dan Pengendalian Kontrak yang Ketat Sejak Awal

Tanpa mekanisme kontrol ketat terhadap kinerja kontrak, akan sulit dihindari adanya penyimpangan dari ruang lingkup, spesifikasi, dan rencana proyek. Peristiwa ini tentu dapat berdampak pada biaya tambahan dikarenakan aktivitas perbaikan dan rework. Pertama, penanggungjawab kontrak perlu menetapkan dan menyepakati mekanisme pengawasan dan pengendalian dalam kontrak, termasuk persyaratan inspeksi berkala, rapat progress pekerjaan, rapat pembuktian keterlambatan pekerjaan, ketentuan surat peringatan, ketentuan sanksi dan denda keterlambatan, dan jika menerapkan performance-based contract dapat menuangkan mekanisme insentif bagi Penyedia jika mencapai target kinerja yang ditetapkan. Kedua, membentuk tim pengelola kontrak yang secara khusus bertugas mengawasi implementasi klausul kontrak, memastikan terlaksananya seluruh aktivitas proyek sesuai rencana, melakukan evaluasi dan validasi klaim Penyedia terkait tambah-kurang pekerjaan dan eskalasi harga, memonitor kinerja vendor secara berkala selama masa kontrak, dan mengantisipasi risiko perubahan regulasi dan standar yang mempengaruhi aspek kontrak.

Penutup

Biaya tak terduga dalam pengadaan bukanlah hal yang tidak dapat dikendalikan. Dengan memperkuat perencanaan pengadaan, menerapkan strategi dan rencana kontrak yang tepat, serta pengawasan dan pengendalian kinerja kontrak yang ketat, organisasi dapat mencegah penambahan biaya-biaya yang tidak wajar dan memastikan pengadaan berjalan sesuai dengan rencana dan sasaran yang diharapkan.

Penting bagi organisasi jeli dalam menentukan strategi dan prioritas, untuk tidak hanya bereaksi terhadap masalah, tetapi menerapkan kerangka kerja manajemen risiko secara proaktif sejak tahap awal proses pengadaan. Kerangka ini mencakup aktivitas dalam mengidentifikasi risiko, menganalisis risiko, menentukan strategi penanganan, dan memonitor serta mengendalikan risiko proses pengadaan. Dengan menerapkan kerangka kerja manajemen risiko secara proaktif para pengelola pengadaan termasuk penanggungjawab kontrak dapat memanfaatkan instrumen seperti kebijakan dan prosedur pengadaan, spesifikasi/KAK, dokumen pengadaan, dan kontrak untuk bisa memitigasi dan mengendalikan risiko secara efektif.

Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun sebagai perusahaan jasa konsultansi di bidang manajemen pengadaan dan Supply Chain Management, adw siap membantu organisasi Anda dalam menerapkan manajemen risiko pengadaan yang efektif, dan mengintegrasikannya dalam rantai proses pengadaan di organisasi anda!  Pengadaan itu penuh risiko, segera kendalikan risiko atau risiko yang akan mengendalikan anda!

Hubungi kami untuk mendapatkan solusi end-to-end dalam manajemen pengadaan dan Supply Chain Management!

Email : marketing@adw.co.id

Phone : +62 812-9402-205 (Katri)

Website : www.adw.co.id

Instagram : @adw.consulting 

Linkedin : adw consulting

 

Penulis

Tatok Kurnianto, MT.

Creative Leader, adw Transformation Service (adw Consulting Services)

Dengan pengalaman selama 17 tahun sebagai konsultan di bidang Supply Chain Management, manajemen proyek, pengembangan organisasi, dan pengembangan SDM, Tatok telah berperan aktif dalam berbagai inisiatif pengembangan strategi dan inovasi dalam pengelolaan perubahan organisasi. Ia juga berkontribusi dalam penyusunan materi SKKNI dan SKJ di bidang Pengadaan Barang/Jasa.

Abdul Haris, S.E

Manager, adw Transformation Service (adw Consulting Services)

Haris adalah seorang konsultan dan learning facilitator dengan pengalaman yang komprehensif dalam mengelola proyek perbaikan proses dan transformasi di berbagai bidang, termasuk strategi, kebijakan, operasional, organisasi, pengembangan SDM, dan teknologi. Keahliannya dalam manajemen pengadaan, Supply Chain Management, serta manajemen proyek, kinerja, dan risiko telah membawanya terlibat dalam berbagai proyek strategis bersama pemerintah Indonesia, institusi keuangan, BUMN, serta perusahaan industri dan manufaktur.

Jingga, S.T

Analyst, adw Transformation Service (adw Consulting Services)