Dahulu, pengadaan hanya dianggap sebagai fungsi pendukung yang hanya bertugas untuk belanja kebutuhan barang dan jasa organisasi. Namun, saat ini pengadaan sudah dilibatkan untuk mengambil peran yang lebih signifikan dalam pengambilan keputusan, meningkatkan efisiensi operasional, serta dilibatkan dalam diskusi strategis organisasi. Oleh karena itu, transformasi digital dalam pengadaan menjadi faktor kunci untuk memperkuat peran pengadaan dalam meningkatkan daya saing dan keberlanjutan organisasi modern.
Kelemahan Pengadaan Konvensional
Meskipun pengadaan memiliki potensi strategis, masih banyak organisasi yang bergantung pada proses manual. Beberapa kelemahan ketika organisasi masih mengandalkan proses pengadaan secara manual adalah yang sebagai berikut:
- Proses yang Memakan Waktu
Pengadaan yang masih mengandalkan tugas administratif secara manual sering kali menyebabkan keterlambatan dalam siklus pengadaan. Verifikasi dokumen, persetujuan kontrak, serta komunikasi dengan pemasok yang dilakukan secara manual memperlambat efisiensi operasional dan meningkatkan risiko human error. - Kurangnya Visibilitas Data
Salah satu kendala utama dalam pengadaan konvensional adalah kurangnya transparansi data. Tanpa sistem yang terintegrasi, sulit bagi tim pengadaan untuk memperoleh informasi yang akurat dan real-time mengenai pengeluaran, kinerja pemasok, serta tren harga. Hal ini menghambat pengambilan keputusan yang berbasis data dan dapat menyebabkan pemborosan anggaran. - Kesulitan dalam Kolaborasi Antar Tim
Dalam prosesnya, pengadaan melibatkan berbagai departemen dan pemangku kepentingan, sehingga kurangnya integrasi sistem antar departemen menyebabkan kesulitan dalam berbagi informasi, yang akibatnya dapat memperpanjang waktu siklus pengadaan, serta meningkatkan risiko miskomunikasi yang dapat menghambat proses pengadaan.
Peran Transformasi Digital dalam Pengadaan
Menurut Keith Hausmann, CRO dari Globality, saat ini para pemimpin pengadaan di seluruh dunia memahami bahwa inovasi digital adalah kunci untuk mempertahankan daya saing bisnis mereka. Namun, proses ini tidak selalu mudah, dan tidak semua upaya transformasi digital berjalan sukses.
Keberhasilan transformasi digital dalam pengadaan bergantung pada strategi yang tepat, kepemimpinan yang kuat, serta investasi dalam teknologi dan skill digital. Oleh karena itu, perusahaan harus mengadopsi pendekatan yang lebih fleksibel dan adaptif dalam menghadapi tantangan serta memanfaatkan inovasi teknologi sebagai katalis utama untuk pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Transformasi digital dalam pengadaan bukan sekadar tren, tetapi kebutuhan strategis yang sudah banyak disadari oleh tenaga profesional pengadaan, dengan manfaatnya yang dapat mendorong optimalisasi proses bisnis serta memberikan nilai tambah bagi organisasi.
Dampak Transformasi Digital terhadap Pengadaan
1. Efisiensi Proses
Transformasi digital memungkinkan otomatisasi dalam berbagai aspek pengadaan, mulai dari pemrosesan dokumen hingga persetujuan kontrak. Dengan adanya e-procurement, pekerjaan manual dapat dikurangi, sehingga mempercepat alur kerja dan mengurangi kemungkinan kesalahan administratif.
2. Transparansi Proses dan Data
Sistem digital mendukung pencatatan transaksi yang lebih akurat dan terdokumentasi dengan baik. Dengan tersedianya data yang dapat diakses secara real-time, pengawasan dan audit dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, digitalisasi mengurangi peluang fraud dalam proses pengadaan.
3. Peningkatan Akses ke Vendor dan Pasar
Dengan adanya platform e-procurement, peluang bagi vendor untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan semakin luas. Hal ini memungkinkan perusahaan atau institusi untuk mendapatkan lebih banyak pilihan penyedia barang dan jasa.
4. Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Dengan adanya dashboard real-time, perusahaan dapat mengidentifikasi tren pengadaan, memprediksi kebutuhan barang dan jasa, serta mengevaluasi kinerja vendor dengan lebih akurat. Hal ini membantu pengambilan keputusan yang lebih strategis dan berbasis data.
5. Pengurangan Biaya Operasional
Penggunaan sistem digital dalam pengadaan dapat memangkas biaya administrasi dan operasional. Optimalisasi rantai pasok yang didukung oleh teknologi digital mampu mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi anggaran.
Solusi dari adw untuk Mendukung Transformasi Digital Pengadaan Organisasi
Sebagai mitra strategis dalam transformasi digital pengadaan, adw menghadirkan solusi menyeluruh yang dapat membantu organisasi dalam mendukung transformasi digital pada proses pengadaan. Beberapa layanan utama yang ditawarkan meliputi:
1. iProc – Solusi e-Procurement Terintegrasi
iProc adalah platform e-procurement yang memungkinkan organisasi mengelola proses pengadaan secara digital. Dengan fitur seperti iProc Analytics, Commodity Management, Smart Sourcing, Smart Purchasing, dll, iProc dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko human error, dan memastikan transparansi dalam setiap transaksi pengadaan.
2. adw Consulting Services
adw menyediakan layanan konsultasi bagi perusahaan yang ingin mengetahui best-practice dalam melakukan transformasi digital dalam proses pengadaan. Dengan pendekatan berbasis data dan pengalaman luas dalam berbagai industri, adw membantu organisasi dalam mendesain strategi digitalisasi pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
3. Pengadaan.com – Marketplace Digital untuk Mempertemukan Buyer dengan Vendor
Sebagai platform digital yang mempertemukan penyedia barang dan jasa dengan organisasi, Pengadaan.com memberikan kemudahan dalam menemukan vendor yang terpercaya dari berbagai sektor.
4. Great Procurement – Layanan Training untuk Tenaga Profesional Pengadaan
Transformasi digital dalam pengadaan tidak hanya memerlukan teknologi modern, tetapi juga tenaga kerja yang kompeten. adw menyediakan pelatihan bagi tenaga profesional di bidang pengadaan untuk meningkatkan kompetensi dan pemahaman mendalam bagi para pelaku pengadaan di organisasi.
Kesimpulan
Dengan peran strategis yang semakin kuat, organisasi perlu berinvestasi dalam teknologi dan kapabilitas digital pengadaan agar dapat bersaing. Transformasi digital bukan hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga menjadikan pengadaan sebagai mitra strategis yang berkontribusi langsung terhadap pertumbuhan dan daya saing organisasi di masa depan.
Sumber:
- Procure Tech. (2024). The Modern Procurement Opportunity.
- Procurement Leaders. (2021). Why Procurement Leaders Must Prioritise Digital Innovation to Thrive in Today’s Economy?
